Report e pagamenti
Pagamenti agli affiliati
Come gestire convalida, fatture e pagamenti degli affiliati, distinguendo gli stati delle commissioni e comunicando eventuali ritardi.
Per pagare gli affiliati, distinguete la commissione registrata da quella approvata e l’importo fatturato dal pagamento al partner. Ogni passaggio richiede uno stato verificabile, un responsabile e una scadenza comunicabile. Una commissione approvata non è una conferma di accredito.
Seguire la commissione fino al pagamento
Confrontate la transazione attribuita con l’ordine del negozio e con le condizioni del programma. Annullamenti, resi, prodotti esclusi o importi errati possono richiedere una modifica prima della convalida. Dopo l’approvazione restano i passaggi amministrativi previsti dal contratto e dallo strumento scelto.
| Passaggio | Domanda da risolvere |
|---|---|
| Registrazione | Ordine, partner e importo corrispondono ai dati del negozio? |
| Convalida | La commissione è ancora in verifica, approvata o rifiutata? |
| Fatturazione o finanziamento | Quali importi approvati rientrano nel documento o nel ciclo di pagamento? |
| Pagamento | Quale stato e quale evidenza sono disponibili per il versamento al partner? |
Nella nuova piattaforma Awin, «Review pending» raccoglie le commissioni in attesa di convalida; «View all» quelle già convalidate.
Assegnare tempi e responsabilità
Assegnate i compiti in modo esplicito: chi gestisce il programma o le operations esamina le commissioni e registra la decisione; amministrazione o contabilità riconcilia gli importi con la fattura; una persona autorizzata approva il versamento.
Indicate nelle condizioni quando avvengono queste attività e quali passaggi precedono il pagamento. La verifica deve lasciare il tempo necessario per conoscere resi e rimborsi.
Su Awin, una transazione non decisa viene approvata automaticamente alla fine del periodo configurato; il limite massimo dipende dal piano o dal contratto. Controllate il termine del vostro programma.
Tenete distinta la scadenza dell’inserzionista da quella del partner. Per Awin Access, la documentazione indica fatture all’inserzionista due volte al mese e riscossione tramite addebito diretto da 8 a 12 giorni dopo la data della fattura. Le condizioni di pagamento al partner vanno verificate nel programma.
Il periodo di auto-convalida decorre dal tracciamento della transazione. Al termine, la transazione viene approvata automaticamente se non è stata prima approvata o rifiutata.
Vantaggi e limitazioni dell'auto-convalida su Awin
- ProRiduzione del carico operativo grazie all’approvazione automatica delle commissioni non gestite
- ControRischio di approvazione non controllata se non si verifica tempestivamente lo stato delle transazioni
Riconciliare gli importi
Per ciascun periodo conservate ID delle commissioni, riferimenti degli ordini, partner, date di convalida, importi e valute. Confrontate le commissioni approvate con la voce corrispondente in fattura, separando fee, imposte e altre voci. Se il totale non torna, controllate periodo, stato, rettifiche e valuta prima di modificare un prospetto.
La fattura Awin Classic riepiloga commissioni convalidate, commissioni di rete o tracking, l’eventuale canone mensile, il netto, l’IVA e il totale. Il trattamento fiscale del vostro caso va determinato in base ai documenti e alle regole applicabili in Italia.
Per i programmi Awin Access, la fattura serve alla conservazione dei documenti: gli importi indicati vengono riscossi automaticamente tramite addebito diretto. La fattura riepiloga le commissioni convalidate, la commissione di tracking di Awin, l’eventuale canone mensile e l’IVA o altre imposte, se applicabili.
Per Awin Access il metodo di pagamento è l’addebito diretto automatico, configurato durante la richiesta del programma e non modificabile. Se non si dispone di un conto bancario locale, la documentazione Awin indica la possibilità di creare un conto Wise per ottenere i dati bancari richiesti nel mandato di addebito.
Modalità di pagamento e fatturazione: Awin Classic vs Awin Access
- Awin ClassicFattura mensile con riepilogo di commissioni convalidate, fee di rete, canone mensile, IVA e totale. Pagamento tramite bonifico.
- Awin AccessAddebito diretto automatico dopo emissione della fattura (2 volte al mese). Fattura per conservazione documentale. Nessun cambio del metodo di pagamento.
Dettagli fiscali applicabili in Italia per i pagamenti agli affiliati
- IVA applicabile
- Secondo le regole generali dell’Agenzia delle Entrate per intermediari
- Trattamento fiscale
- Da determinare in base ai documenti e alle normative italiane vigenti
- Documentazione obbligatoria
- Fatture emesse da Awin Access o Classic per la conservazione dei documenti
Rendere verificabile la revisione
Nella nuova piattaforma Awin, le commissioni da esaminare sono nella scheda «Review pending»; «View all» raccoglie quelle già convalidate. Per una singola commissione sono disponibili, tra gli altri dati, ID, riferimento e data dell’ordine, partner, codice coupon, valore dell’ordine e importo della commissione.
La vista può essere personalizzata per includere ulteriori informazioni, come parametri personalizzati. La piattaforma consente di approvare o rifiutare le commissioni e di intervenire anche in blocco; conservate un’esportazione dei dati usati per la verifica, per ricostruire quali elementi hanno sostenuto la decisione.
Controllo verificabile della revisione delle commissioni su Awin
- Verifica nella scheda «Review pending»Identificazione delle commissioni da esaminare
- Accesso a dati completiID transazione, riferimento ordine, partner, codice coupon, valore ordine, importo commissione
- Personalizzazione della vistaInclusione di parametri personalizzati per supportare la decisione
- Approvazione o rifiuto in bloccoIntervento collettivo con tracciato per audit
- Esportazione datiArchiviazione dei dati usati per la verifica
Gestire valute e ritardi
Quando gli importi attraversano valute diverse, annotate la valuta di ogni fase e recuperate tasso, momento della conversione e costi applicati. Se il totale differisce da quello atteso, verificate dati delle transazioni, valute e criteri di calcolo prima di attribuire lo scarto a un arrotondamento.
Se un pagamento slitta, comunicate al partner la commissione interessata, lo stato accertato, il passaggio ancora aperto e la data del prossimo aggiornamento. Indicate la causa solo quando è verificata. Chiudete il periodo distinguendo commissioni da decidere, importi approvati da regolare e pagamenti che il sistema indica come eseguiti.
In questa guida
- Stabilire un calendario di approvazione e pagamentoCome fissare scadenze separate per convalida, chiusura delle commissioni e pagamento, considerando resi e approvazione automatica.
- Conciliare fatture e commissioni confermateUn metodo per confrontare fatture, commissioni approvate, fee e rettifiche senza confondere convalida e pagamento.
- Gestire pagamenti in valute diverseCome distinguere valuta dell’ordine, commissione, fattura e accredito e verificare conversioni, tassi e arrotondamenti.
- Comunicare ritardi con informazioni preciseQuali dati verificare e comunicare a un affiliato quando una commissione o un pagamento tarda, senza promettere date non confermate.
