Report e pagamenti
Parte di Pagamenti agli affiliati
Comunicare ritardi con informazioni precise
Quali dati verificare e comunicare a un affiliato quando una commissione o un pagamento tarda, senza promettere date non confermate.
Quando un affiliato segnala un pagamento in ritardo, rispondete con la commissione e il periodo interessati, lo stato verificato, il passaggio ancora aperto e la data del prossimo aggiornamento. Se la causa non è nota, indicatela come ancora in verifica. Non promettete una data di accredito che il soggetto pagatore non ha confermato.
Trovare il punto in cui il processo si è fermato
Cercate la commissione tramite ID, riferimento dell’ordine e partner. Confrontate lo stato nel programma con l’ordine del negozio e con i documenti amministrativi disponibili.
| Stato accertato | Che cosa comunicare |
|---|---|
| In attesa di convalida | Verifica mancante e data del riesame |
| Approvata, non ancora fatturata | Ciclo amministrativo previsto, se confermato |
| Fatturata, non ancora regolata | Documento o pagamento ancora aperto |
| Segnata come pagata, accredito non visto | Data e riferimento del pagamento disponibili e soggetto incaricato della verifica |
| Stati discordanti | Dati certi e responsabile della riconciliazione |
Usate i nomi degli stati effettivi del vostro sistema. Gli stati intermedi non indicano un accredito completato al partner.
Stati di pagamento su Awin e cosa comunicare al partner
- In attesa di convalida
- Verifica mancante; data del riesame disponibile
- Approvata, non ancora fatturata
- Ciclo amministrativo previsto (se confermato)
- Fatturata, non ancora regolata
- Documento o pagamento ancora aperto
- Segnata come pagata, accredito non visto
- Data e riferimento del pagamento disponibili; responsabile della verifica indicato
- Stati discordanti
- Dati certi e responsabile della riconciliazione indicati
Verificare la causa prima di attribuirla
Un ritardo può riguardare una commissione ancora da decidere, una fattura non regolata o dati discordanti. Su Awin, lo stato di pagamento dell’inserzionista influisce sul rilascio delle commissioni approvate.
Nello stato «amber», Awin indica che il partner viene pagato dopo che il network ha ricevuto il pagamento delle fatture corrispondenti. Gli account Awin Access restano «amber».
È una causa da citare al partner solo se risulta dal vostro caso. Evitate di attribuire il ritardo alla banca, al publisher o a una frode senza riscontri.
Ciclo temporale del pagamento su Awin: fasi critiche
- Commissione approvata
- Inizio ciclo di pagamento
- Fattura emessa
- Richiesta di pagamento al cliente
- Pagamento ricevuto
- Da parte del cliente, richiesto per procedere
- Regolazione contabile
- Verifica interna prima dell’accredito
- Accredito effettuato
- Trasferimento al partner
Inviare un aggiornamento utilizzabile
Un messaggio può indicare il riferimento della commissione, l’importo con valuta, lo stato osservato e la data da cui risulta. Aggiungete il fatto che blocca il passaggio successivo, chi se ne occupa e quando invierete un nuovo aggiornamento. Se il fatto non è ancora accertato, spiegate quale controllo è in corso.
Distinguete le commissioni già pagabili da quelle ancora in verifica. La data del prossimo aggiornamento può essere certa anche quando quella dell’accredito non lo è. Condividete soltanto i riferimenti d’ordine necessari al partner, evitando dati personali del cliente non pertinenti.
Informazioni chiave da includere in un aggiornamento al partner
- Riferimento commissione
- ID o numero di riferimento
- Stato osservato
- Esempio: Approvata, non ancora fatturata
- Responsabile del passaggio successivo
- Nome o ruolo interno incaricato
Chiudere il caso
Dopo l’intervento, controllate lo stato aggiornato e comunicate l’esito al partner. Conservate causa accertata, date comunicate e azione svolta. Se lo stesso ritardo ricorre, correggete il passaggio operativo o il calendario che lo produce.
