Frodi e contestazioni

Quando una commissione sembra irregolare, partite dall’ordine e dalla regola applicabile: che cosa è stato acquistato, quale partner ha ricevuto credito e perché? Un percorso insolito merita attenzione, ma non dimostra una frode. Tenete distinti ordini annullati, errori tecnici, possibili violazioni delle condizioni e richieste di riesame.

Aprire un caso verificabile

Assegnate al caso un riferimento interno e conservate la versione delle condizioni applicabile alla data dell’azione. Raccogliete riferimento e stato dell’ordine nel negozio, ID della transazione nella piattaforma, partner, importo, commissione, date e motivo preciso del controllo. Separate i dati osservati dalle ipotesi.

Il report delle transazioni di Awin Classic documenta, fra gli altri, riferimento dell’ordine, stato della commissione e URL di provenienza. Nel foglio, i campi includono id, publisher_id, sale_amount, commission, date e commission_status. Un campo documentato può però essere vuoto nel caso concreto: consultate l’esportazione disponibile nel vostro programma e limitate i dati personali condivisi per la diagnosi.

Per dubbi sul trattamento dei dati personali, l’URP del Garante Privacy offre informazioni sulle disposizioni in materia.

Verificare i riscontri operativi

Su Awin Classic, il report si scarica da Reports > Performance > Transactions. Selezionate l’intervallo e gli eventuali filtri, poi scegliete Options e l’esportazione CSV o Excel: lavorare su un periodo definito aiuta a circoscrivere il caso.

Nel report Awin Classic potete confrontare anche l’identificativo del partner, l’importo della vendita, la commissione, la data e lo stato della commissione. Se un dato non coincide con i registri del negozio, annotatelo come discrepanza da risolvere, non come prova automatica di frode.

Distinguere il segnale dalla causa

Un intervallo molto breve fra clic e acquisto o un tasso di conversione insolitamente alto può giustificare un approfondimento. Confrontate ordini simili nello stesso periodo, controllate la collocazione promozionale dichiarata dal partner e chiedete chiarimenti sulle discrepanze. Il segnale, da solo, non identifica una condotta scorretta.

Esaminate anche gli stati dell’ordine e i cambiamenti nel negozio. Una vendita mancante può dipendere dal tracciamento; due voci riferite allo stesso ordine possono rappresentare un reinvio o una correzione dell’attribuzione. Il report delle conversioni invalide di impact.com consente, per esempio, di filtrare le conversioni con ID ordine duplicati o senza ID ordine. Queste etichette descrivono l’esito nel sistema, non l’intenzione del partner.

Esaminare gli indizi senza trasformarli in prove

Per le vendite segnalate da Awin, confrontate l’URL di provenienza con la collocazione approvata per il partner e approfondite i siti sconosciuti o non pertinenti al marchio. Più ordini associati allo stesso indirizzo IP possono indicare che il partner li abbia inseriti personalmente; verificate il riscontro prima di trarne una conclusione.

Un tasso di conversione sul sito elevato non basta a confermare ordini legittimi: Awin segnala anche casi in cui gli ordini non vanno a buon fine dopo l’elaborazione o la consegna. Registrate lo stato effettivo dell’ordine e usatelo per aggiornare la valutazione della commissione.

Decidere sulla voce contestata

Controllate le scadenze del programma. Su Awin, il periodo di convalida automatica (AVP) è il tempo dal tracciamento della transazione alla sua approvazione automatica, se non viene convalidata prima. Per esempio, con un AVP di 30 giorni una transazione tracciata il 1° settembre viene approvata il 1° ottobre, salvo approvazione o rifiuto anticipati.

Il limite massimo dell’AVP dipende dal piano o dal contratto: per Awin Access arriva fino a 67 giorni; per Awin Accelerate e Advanced dipende dal settore e dal contratto. Verificate il periodo applicabile al vostro programma: la scadenza richiede una decisione tempestiva, ma non sostituisce la verifica.

Se un partner contesta una vendita mancante, un importo o un rifiuto, confrontate la richiesta con i registri. Awin Classic distingue tre categorie: Untracked, quando la vendita non compare fra le transazioni in sospeso; Incorrect, quando il partner contesta l’importo della commissione; Declined, quando la transazione in sospeso è stata rifiutata. Usate il processo disponibile nel vostro programma o un canale di assistenza concordato.

Le Action Inquiries di impact.com riguardano azioni che alcuni partner cashback o loyalty ritengono non tracciate e richiedono l’attivazione della funzione.

Limiti massimi dell’AVP (Auto Validation Period) su Awin

Ciclo temporale della validazione automatica (AVP) su Awin

Approfondire le voci non valide

Per aprire il report Invalid Conversions di impact.com, selezionate Engage > Reports > More Reports; inserite “Invalid Conversions” nella casella Name e scegliete il report dalla colonna Name. Potete filtrare le voci per partner, periodo, ID dell’azione e motivo dell’esito.

Fra le cause indicate ci sono il tempo trascorso fra clic e acquisto, l’assenza di un contratto attivo e un tipo di evento non compreso nel contratto. Usate il motivo registrato per indirizzare il controllo, senza attribuire intenzioni al partner.

Le conversioni non valide sono azioni che non verranno pagate, ma impact.com indica che non è necessario intervenire su ciascuna voce. Il report può comunque aiutare a individuare una causa ricorrente e a decidere se occorre correggere un processo o chiarire un caso contestato.

Gestire le richieste di verifica

Su Awin Classic le richieste di transazione vengono inserite manualmente dai partner quando ritengono che una commissione non sia stata registrata o assegnata correttamente. Possono presentarle tutti i partner, anche se sono comuni fra quelli che si rivolgono ai clienti, come cashback e loyalty: confrontate l’ID dell’ordine e i dettagli ricevuti con i vostri registri.

Per le Action Inquiries di impact.com, controllate l’OrderID nei registri aziendali per verificare se l’azione sia avvenuta. Se accettate la richiesta, impact.com crea una nuova azione soggetta alle condizioni applicabili al partner; la funzione è limitata ai partner cashback e loyalty e deve essere abilitata dall’assistenza di impact.com.

Chiudere il caso e correggere la causa

Comunicate al partner il riferimento, la decisione, la regola applicata e i fatti necessari a comprenderla. Se la verifica continua, indicate che cosa manca e quando darete un aggiornamento. Evitate dettagli personali del cliente non pertinenti.

Conservate decisione e motivazione accanto alle prove. Se più casi hanno la stessa causa, intervenite sul punto comune: condizioni ambigue, invio della conversione, identificativi dell’ordine o procedura interna.

Registrare la correzione concreta

Per le correzioni applicate, registrate il responsabile, la data e il riscontro osservabile nei casi successivi. Se il problema persiste, riaprite l’analisi invece di considerare chiuso il filone.

Se il controllo ha rilevato un comportamento del partner incompatibile con una condizione applicabile, conservate insieme la regola, il contenuto esaminato e la motivazione della decisione. Questa traccia rende più semplice riesaminare eventuali contestazioni successive senza confondere fatti accertati e supposizioni.